Der Zugang für teilnehmende Einrichtungen zum geschützten Teilnehmerbereich funktioniert mit Benutzernamen und Kennwort unter einer gesicherten verschlüsselten Verbindung (SSL), jede Einrichtung greift nur auf die eigenen Patientendaten bzw. deren Auswertung zu. Eine Verknüpfung zwischen den übermittelten Daten und der Daten liefernden Einrichtung ist ausschließlich dem zentralen Datenmanager bei CLARA vorbehalten.

Die Daten werden auf einem mehrfach gesicherten Server gespeichert. Sie werden patientenbezogen eindeutig pseudonymisiert und einrichtungsbezogen nach der Zugangskennung belassen wie geliefert, ggf. werden aus den Rohdaten nach wissenschaftlichen Regeln Summenwerte errechnet. Wenn Datensätze doppelt geliefert werden, überarbeitet oder aus Versehen, wird jeweils der neuere Datensatz gespeichert.

Die innerbetriebliche Organisation von CLARA wird den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht. Es wurden insbesondere Maßnahmen getroffen, die die KEDOQ-Schmerz-Daten schützen und zuverlässig und valide auswerten lassen (s. gesondertes Datenschutzkonzept).